Di banyak sekolah, pembicaraan tentang perubahan hampir selalu cepat sampai pada kata “digitalisasi”. Sekolah dianggap perlu aplikasi. Perlu dashboard. Perlu sistem online. Perlu integrasi. Semua itu memang penting. Tetapi di lapangan, ada satu persoalan yang sering lebih mendasar dan lebih dekat dengan realitas mayoritas sekolah di Indonesia: banyak sekolah belum lebih dulu punya keteraturan data yang cukup kuat untuk membuat digitalisasi benar-benar terasa membantu.
Ini penting, karena masalah utama di banyak sekolah sering bukan semata-mata belum punya software. Masalahnya justru data harian masih tercerai-berai, sumber informasi tidak selalu sinkron, alur pencatatan berbeda antarbagian, dan keputusan masih terlalu bergantung pada siapa yang memegang file terakhir atau siapa yang paling ingat kronologi. Dalam situasi seperti ini, menambah software tanpa membereskan keteraturan data sering hanya memindahkan kekacauan lama ke layar yang lebih modern.
Skala sistem pendidikan Indonesia membuat persoalan ini sangat relevan. Data Jendela Pendidikan per 13 Maret 2026 menampilkan 216.580 sekolah, 2.703.762 guru, dan 44.583.557 siswa. Dalam ekosistem sebesar itu, keteraturan data bukan isu teknis kecil. Ia adalah fondasi agar sekolah bisa membaca kondisi, menindaklanjuti masalah, dan membuat keputusan tanpa terlalu banyak kerja ulang.
Pemerintah sendiri sudah sangat jelas menempatkan data sebagai dasar tata kelola. Portal Data Kemendikdasmen menegaskan bahwa Satu Data Pendidikan adalah kebijakan tata kelola data untuk menghasilkan informasi yang akurat, mutakhir, terpadu, dapat dipertanggungjawabkan, diakses, dan dibagipakaikan. Kata kuncinya bukan sekadar “digital”, melainkan terpadu dan dapat dipertanggungjawabkan. Itu artinya, nilai utama dari sistem bukan hanya pada keberadaan teknologinya, tetapi pada kualitas keteraturan data yang dihasilkannya.
Arah yang sama juga terlihat dari Rapor Pendidikan. Platform resminya menyebut satuan pendidikan dan pemerintah daerah dapat menjadikannya acuan untuk mengidentifikasi masalah, merefleksikan akarnya, lalu membenahi kualitas pendidikan secara menyeluruh. Dalam dokumen resminya, Rapor Pendidikan juga menegaskan bahwa sekolah tidak perlu melakukan input data tambahan ke platform tersebut; nilainya justru ada pada penggunaan data yang sudah dihimpun dari berbagai sumber untuk refleksi dan perencanaan. Bahkan pada 12 Maret 2026, Kemendikdasmen resmi memperbarui Rapor Pendidikan dengan data capaian mutu layanan pendidikan tahun 2025 untuk memperkuat fungsi perencanaan berbasis bukti di tingkat satuan pendidikan.
Kalau diterjemahkan ke realitas sekolah sehari-hari, pesannya sederhana: sekolah tidak selalu kekurangan data. Mereka sering kekurangan keteraturan yang membuat data itu bisa dipakai.
Ini terasa dalam banyak situasi. Data kehadiran ada, tetapi pencatatannya berbeda antara guru, wali kelas, dan admin. Data akademik ada, tetapi versi yang digunakan untuk evaluasi tidak selalu sama dengan yang terakhir dibahas di kelas. Catatan siswa ada, tetapi tindak lanjutnya tersimpan di jalur yang berbeda. Laporan ada, tetapi penyusunannya masih memerlukan banyak pengecekan manual. Secara formal, sekolah terlihat punya banyak data. Secara operasional, banyak tim masih harus bekerja keras hanya untuk memastikan mana informasi yang paling benar dan paling mutakhir.
Masalah seperti ini bukan dugaan kosong. Bank Dunia dalam laporan verifikasi independen data sektor pendidikan di Indonesia menyoroti bahwa koeksistensi dua sistem administrasi pendidikan—satu di bawah kementerian pendidikan dan satu di bawah kementerian agama—ditambah sifat sektor yang terdesentralisasi, menghasilkan duplikasi pencatatan data. Laporan itu juga menekankan bahwa data yang andal dan tepat waktu sangat penting untuk pengambilan keputusan dan kebijakan yang baik. Pesan ini sangat relevan bahkan di level sekolah: ketika data ganda dan alurnya tidak rapi, keputusan menjadi lebih lambat dan lebih melelahkan.
Tantangan tata kelola ini makin terasa karena sistem pendidikan Indonesia memang sangat besar dan tersebar. Laporan Bank Dunia lain menyebut sistem sekolah Indonesia sebagai yang keempat terbesar di dunia, dengan lebih dari 53 juta siswa, 2,6 juta guru, dan lebih dari 250 ribu sekolah. Dalam skala sebesar itu, masalah data tidak pernah benar-benar kecil. Sedikit ketidakteraturan di level satuan pendidikan bisa berujung pada kerja berulang, laporan yang tidak sinkron, dan sulitnya melihat prioritas yang paling mendesak.
Karena itu, banyak sekolah sebenarnya tidak langsung membutuhkan digitalisasi yang paling canggih. Yang lebih mendesak justru adalah membangun fondasi keteraturan data: siapa mencatat apa, kapan diperbarui, siapa yang perlu mengakses, bagaimana versi terbaru dikenali, dan bagaimana data dari berbagai aktivitas sekolah bisa saling nyambung. Tanpa ini, software mudah berubah menjadi tempat input tambahan, bukan alat bantu nyata.
Ini juga menjelaskan kenapa sebagian sekolah merasa sudah cukup digital, tetapi tetap belum lebih ringan. Mereka mungkin sudah memakai beberapa aplikasi sekaligus, tetapi alur datanya belum betul-betul tertata. Guru tetap harus mencatat di satu tempat lalu memindahkannya ke tempat lain. Admin tetap harus menyamakan data dari beberapa sumber. Pimpinan tetap harus menunggu rekap manual. Orang tua tetap menerima informasi yang kadang terlambat karena sumber datanya sendiri belum cukup rapi. Yang terjadi bukan kekurangan tools, melainkan kekurangan ketertiban arus informasi.
Dari sudut pandang manajemen sekolah, ini adalah persoalan yang sangat strategis. Sekolah bisa mengeluarkan biaya untuk sistem, pelatihan, atau modul baru. Tetapi jika fondasi keteraturan data belum dibenahi, manfaatnya akan terasa setengah-setengah. Tim di lapangan akan lebih dulu merasakan beban input dan penyesuaian, sementara dampak pada kecepatan keputusan atau kualitas layanan belum tentu langsung terlihat. Di titik itu, digitalisasi mudah dinilai mahal, padahal problem utamanya bukan teknologinya, melainkan fondasi datanya yang belum tertata.
Sebaliknya, ketika sekolah mulai dari keteraturan data, digitalisasi biasanya terasa jauh lebih masuk akal. Setiap bagian tahu alurnya. Data lebih mudah dipercaya. Pencatatan ganda berkurang. Tindak lanjut lebih cepat. Laporan lebih ringan disusun. Pimpinan lebih cepat membaca situasi. Guru dan staf tidak terlalu banyak menghabiskan energi untuk memastikan mana file yang terakhir, mana catatan yang benar, dan siapa yang sudah memperbarui apa. Dalam kondisi seperti ini, software benar-benar menjadi pengungkit, bukan lapisan tambahan.
Di sinilah perbedaan pendekatan menjadi penting. Sekolah tidak selalu membutuhkan sistem yang paling ramai fiturnya. Mereka sering lebih membutuhkan sistem yang membantu membangun keteraturan kerja sehari-hari: data lebih konsisten, alur lebih jelas, dan informasi lebih mudah dipakai lintas bagian. Itu sebabnya software yang baik bukan hanya yang terlihat modern, tetapi yang mampu menertibkan alur data sehingga sekolah bisa bekerja dengan lebih tenang.
Edula menjadi relevan justru di wilayah yang sering diabaikan ini. Nilainya bukan sekadar menghadirkan software ke sekolah, tetapi membantu sekolah membangun struktur data yang lebih rapi dan lebih berguna. Karena pada akhirnya, digitalisasi yang sehat bukan dimulai dari banyaknya modul, melainkan dari satu hal yang jauh lebih mendasar: apakah data sekolah sudah cukup tertata untuk benar-benar membantu orang mengambil keputusan.
Mayoritas sekolah Indonesia tidak kekurangan niat untuk berubah. Mereka hanya terlalu sering didorong langsung menuju digitalisasi, padahal yang lebih dulu mereka butuhkan adalah keteraturan. Dan ketika keteraturan itu mulai dibangun, barulah digitalisasi punya peluang besar untuk terasa benar-benar relevan, ringan, dan membantu.